Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via onze website en ons account-/salesproces worden verwerkt is Solven Systems, gevestigd te Almere (Nederland), ingeschreven bij de KvK onder nummer 66754755.

Voor de gegevens die klanten (tenants) in het platform verwerken, treedt Solven op als verwerker; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

• Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie.
• Gebruiksgegevens: inloggegevens, logboeken, IP-adres, apparaat- en browserinformatie.
• Facturatiegegevens: bedrijfsgegevens, abonnement, betaalstatus (betalingen lopen via onze betaaldienstverlener).
• Communicatie: berichten die je ons stuurt via e-mail, contact- of demoformulieren.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens om de dienst te leveren en te beheren (uitvoering van de overeenkomst), om te factureren en fraude te voorkomen (wettelijke plicht en gerechtvaardigd belang), om support en communicatie te bieden (uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang) en om de dienst te beveiligen en te verbeteren (gerechtvaardigd belang).

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig; een dagelijkse geautomatiseerde retentie-taak dwingt dit af. Concreet: AI-gesprekken worden na 90 dagen geschoond, verzonden e-mailteksten na 12 maanden geredigeerd, en de persoonsgegevens van verwijderde klanten 30 dagen na verwijdering geanonimiseerd. Account- en gebruiksgegevens bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en verwijderen wij daarna binnen een redelijke termijn. Facturatiegegevens en (append-only) auditlogs bewaren wij conform de wettelijke bewaarplicht (in Nederland 7 jaar).

5. Delen met derden en sub-verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij schakelen dienstverleners (sub-verwerkers) in voor onder meer hosting, e-mail, betalingen en boekhoudkoppelingen. Met elke sub-verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

De actuele sub-verwerkers zijn onder meer: onze hostingpartij (server- en objectopslag), Mollie (betalingen), onze e-mailverzendpartij, en — uitsluitend wanneer de AI-assistent is ingeschakeld — Anthropic (AI). Exact Online en Moneybird uitsluitend wanneer de klant de boekhoudkoppeling activeert. Een actueel overzicht is op verzoek beschikbaar.

6. Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Vindt doorgifte naar een land buiten de EER plaats, dan gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van verkeer, rolgebaseerde toegang, strikte scheiding tussen bedrijven, twee-factor-authenticatie en logging. Zie ook onze beveiligingspagina.

8. Jouw rechten

• Recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens.
• Recht op beperking van en bezwaar tegen de verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit).
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken.

9. Cookies

Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies. Zie onze cookieverklaring voor details.

10. Contact en klachten

Voor vragen of om een recht uit te oefenen, mail naar info@solvensystems.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.