Verwerkersovereenkomst

1. Rollen

De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij in het platform invoert (bijvoorbeeld van zijn eigen klanten en medewerkers). Solven is verwerker en verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de Klant.

2. Onderwerp en duur

De verwerking betreft het leveren van het Solven-platform. De verwerking duurt zolang de overeenkomst van kracht is.

3. Aard, doel en categorieën

• Aard en doel: het leveren en beheren van de Dienst (o.a. CRM, planning, werkbonnen, facturatie, incasso).
• Categorieën betrokkenen: klanten, contactpersonen en medewerkers van de Klant.
• Categorieën gegevens: contact- en adresgegevens, opdracht- en factuurgegevens en overige door de Klant ingevoerde gegevens.

4. Instructies

Solven verwerkt de gegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.

5. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Solven verplicht personen met toegang tot geheimhouding en neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling, rolgebaseerde toegang, tenant-isolatie, twee-factor-authenticatie en logging.

6. Sub-verwerkers

De Klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van sub-verwerkers (o.a. voor hosting, betalingen en boekhoudkoppelingen). Solven legt aan sub-verwerkers dezelfde verplichtingen op en informeert de Klant over voorgenomen wijzigingen. Actueel overzicht: onze hostingpartij, Mollie (betalingen), onze e-mailverzendpartij, Anthropic (AI, indien ingeschakeld) en — op initiatief van de klant — Exact Online of Moneybird.

7. Rechten van betrokkenen

Solven verleent de Klant redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (zoals inzage, correctie, verwijdering en dataportabiliteit), voor zover de Klant dit niet zelf via het platform kan afhandelen.

8. Datalekken

Solven informeert de Klant zonder onredelijke vertraging na kennisname van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, met de informatie die de Klant nodig heeft om aan zijn meldplicht te voldoen.

9. Teruggave en verwijdering

Na afloop van de overeenkomst verwijdert Solven de persoonsgegevens of geeft deze terug, naar keuze van de Klant, behoudens een wettelijke bewaarplicht. De Klant kan gegevens ook zelf exporteren via het platform.

10. Audits

Solven stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en werkt mee aan redelijke audits, binnen de in de overeenkomst afgesproken kaders.